Les échanges préalables avec les médiateurs doivent leur permettre de lever toute suspicion sur la réalité des garanties apportées par la médiation (neutralité, impartialité, indépendance, confidentialité).
Les médiateurs restent disponibles pour apporter tout complément d’information et peuvent présenter également le code de déontologie et la charte de la médiation.
Les parties déclarent avoir la volonté de contribuer à la recherche d’un accord.
Les parties s’engagent à participer aux entretiens de médiation dans le respect et l’écoute de chacun.
Le consentement des parties est formalisé dans une convention d’entrée en médiation qui engage les parties à avoir la volonté de contribuer à la recherche d’une issue favorable au différend qui les oppose, à assister aux séances mais ne les engage pas à obtenir un résultat.
Pour confirmer qu’elles acceptent de recourir à une médiation afin de les aider à trouver entre elles une issue amiable qui mette fin à leur différend, chacune des parties apposera la signature sur un même exemplaire dont les médiateurs seront, en toute neutralité, dépositaires tout au long du processus.
Ce consentement reste labile car le processus de médiation se conçoit dans la liberté des parties d’y participer ou de se retirer quel qu’en soit le moment.
Les parties déclarent avoir sollicité au préalable les ressources locales de résolutions de conflit (conciliation, service de santé au travail, commissions paritaires régionales s’il y a lieu) sans parvenir à un accord.
Les parties s’engagent à informer les médiateurs de toute procédure judiciaire en cours liée à l’objet de la médiation.
Les parties déclarent avoir la volonté de contribuer à la recherche d’un accord et ce tout au long du processus.
L’organisation des séances de médiation est à la main des co-médiateurs.
A leur initiative ou à la demande de l’une ou l'autre des parties, les médiateurs peuvent proposer à celle-ci de la rencontrer séparément dans le cadre d’un entretien particulier afin d’approfondir leur compréhension du litige ou d’écouter les propositions de solutions que telle partie souhaiterait développer avant de les présenter en session conjointe.
Aucune information transmise aux médiateurs au cours de ces entretiens séparés ne peut être révélée en session conjointe sauf accord exprès de la partie dont elle émane.
Le temps d’écoute sera équitablement réparti entre chacune des parties.
Des sessions conjointes, c’est-à-dire en présence des parties, et des deux médiateurs auront également lieu.
Les médiateurs facilitent la circulation d’information, permettent d’éclaircir ou de rétablir des relations et accompagnent l’émergence de solutions proposées par les parties afin de les accompagner vers la construction d’un accord mutuellement acceptable.
Un lieu de médiation neutre sera proposé aux parties par les médiateurs ainsi qu’un calendrier des réunions.
Dans l’hypothèse où les parties parviennent à un accord amiable, les médiateurs peuvent aider à la formalisation du protocole d’accord sous forme de convention entre les deux parties.
Les médiateurs peuvent proposer leur aide dans la rédaction du contrat de médiation. Ils sont cosignataires avec les parties de ce document et le conservent pour les aider à respecter leurs engagements.
Les parties s’entendent en présence des médiateurs sur les modalités de communication qui est faite de l’accord (contenu, destinataires, périmètre, …)
Une fois la médiation terminée, les médiateurs ne conservent aucune note, aucun dossier : la règle de confidentialité continue à s’appliquer.
Seul demeure le document d’accord de médiation qui est signé par les deux parties et qui comporte des clauses de revoyure / réévaluation pour apprécier la réalisation de l’accord.
Un retour en médiation sera possible en cas de difficultés de mise en œuvre de l’accord.
Le principe de confidentialité subsiste pour tous, même après réalisation de l’accord et même si aucun accord n’a été trouvé.
Une durée totale sera estimée et une date de fin sera déterminée pour chaque médiation.
La médiation peut prendre fin de l’une des façons suivantes :
- soit par la conclusion d’un accord entre les parties,
- soit à l’initiative de l’une ou l’autre des parties sans que celle-ci ait à motiver sa décision d'aucune façon,
- soit à l’initiative des médiateurs, si une issue favorable au conflit ne paraît pas possible.
- soit en fin de période, si aucune issue n’a été trouvée.
En l’absence de solution trouvée au-delà de trois mois, le médiateur régional peut saisir le médiateur national.